Нужна ли компаниям онлайн-касса?

Раньше кассы нужно было применять только для приема наличных. Но в 2017 году закон 54-ФЗ, регулирующий применение кассовой техники, сильно изменился. Появились онлайн-кассы и ситуаций, когда нужно применять кассу стало гораздо больше. Теперь онлайн-кассы необходимо применять практически всем компаниям, продающим товары или услуги.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – современный кассовый аппарат, который подключен к интернету и отправляет данные о платежах в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Она представляет собой физическое устройство, которое мы привыкли видеть в магазинах или кафе.

Использовать кассы старого образца запрещено с 1 июля 2017 года.

Когда нужно применять кассу

Кассу нужно использовать при любых расчетах наличными и банковской картой. В этом случае неважно кто платит, физическое лицо, ИП или организация. Также касса нужна, при расчетах с физлицами электронными деньгами и переводом с банковского счёта.

Раньше расчетом считался только прием денег за покупку. Но после реформы это понятие стало шире. Теперь кассовый чек также нужно выдавать, когда покупатель вносит предоплату, аванс или оформляет возврат.

При этом когда клиент делает предоплату или аванс ему нужно будет выдать 2 чека:

• Первый – сразу после оплаты. На этом чеке будет отметка, что он выдан за предоплату или аванс.

• Второй – в момент передачи клиенту товара или выполнении услуги. Этот чек называется закрывающим. Он подтверждает, что покупатель получил товар или услуга и проводит зачет предоплаты или аванса.  

Подробнее о закрывающих чеках расскажем в одной из следующих статей.

Кто может работать без кассы

Есть целый список исключений, при которых не нужна касса. Вот часть из них:

• Самозанятые и ИП на режиме НПД (налог на профессиональный доход) могут работать без онлайн-касс. Они отправляют чеки через приложение «Мой налог».

• ИП и организации, которые занимаются направлением бизнеса, освобожденным от применения кассы. Например, индивидуальные предприниматели, сдающие в аренду свою квартиру. Полный список перечислен в статье 2 закона 54-ФЗ.

• ИП и юрлица, работающие в труднодоступной местности (перечень определяют региональный органы власти).

Еще один способ работать без кассы, не нарушая закон – принимать оплату через платежного агента. Он будет выдавать покупателям кассовые чеки вместо вас.

Что такое облачная касса и чем она отличается от обычной онлайн-кассы

Облачная касса — это тоже онлайн-касса, только находится она не на торговой точке, а у арендодателя в дата-центре. Она не печатает бумажный чек, а отправляет его клиенту на e-mail или телефон.

Компания может использовать облачную кассу, чтобы принимать платежи:

• онлайн: на сайте, в приложении, по ссылке.

• при курьерской доставке или если оказывает услуги на территории клиента,

• в транспорте,

• через автоматическое устройство: вендинговые аппараты, платежные терминалы.

Если вы принимаете оплату лично от клиента на территории компании, облачная касса не подойдет. 

Пример:

На сайте отеля гость забронировал номер на 10 дней. Предоплату за первые сутки он внес картой онлайн. Сразу после оплаты отель должен выслать гостю электронный чек. Для этого нужна облачная касса. 

После проживания, когда услуга уже оказана, гость оплачивает оставшуюся сумму на ресепшене в отеле. Отель должен выдать гостю бумажный чек на полный расчет с зачетом предоплаты. Для этого нужна обычная онлайн-касса. Этот чек будет закрывающим.

Комфорт Букинг – готовое решение для отелей, которые хотят принимать онлайн-платежи

При подключении интернет-эквайринга от Комфорт Букинг платформа предоставляет интеграцию с облачной онлайн-кассой в соответствии с 54-ФЗ:

• формирует фискальные документы — чеки, отчеты о смене;

• печатает чеки нового образца с qr-кодом, подробностями об услугах и товарах;

• записывает и хранит данные в фискальном накопителе;

• взаимодействует с ОФД и отправляет электронные чеки в налоговую и гостям.

Вы экономите на аренде облачной кассы от 30 000 рублей в год. Вам не придется ее подключать, настраивать и обслуживать.

Чем грозит отсутствие онлайн-кассы

Размер штрафов за работу без кассы прописан в ст. 14.5 КоАП РФ:

За первое нарушение:

• Для должностных лиц и ИП – от 25 до 50 % от суммы расчетов без кассы, минимум 10 000 рублей;

• Для юрлиц – от 75 до 100 % от суммы расчетов без кассы, минимум 30 000 рублей.

За повторное нарушение, если общая сумма расчетов без кассы превысит 1 млн. рублей:

• Для должностных лиц – дисквалификация на срок от 1 до 2 лет;

• Для ИП и юрлиц – приостановление деятельности на срок до 90 суток.

С 1 марта 2022 все проверки по ККТ стали внеплановыми. Налоговая может не уведомлять о них. Теперь сотрудники ФНС имеют право провести проверку не только по месту регистрации компании, но и по месту установки кассового аппарата, даже в жилом помещении.